PRINCE2 Best Practice

PRINCE staat voor Projects IN Controlled Environments, oftewel het uitvoeren van projecten binnen een gecontroleerde omgeving en volgens de best practice PRINCE2®.

De projectmanagementmethode en best practice PRINCE2 is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat projecten op een juiste manier worden ingericht en uitgevoerd en om zo te voorkomen dat een project mislukt. Volgens de PRINCE2 definitie is een project:

Een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te leveren volgens een overeengekomen Business Case.

Projecten mislukken onder anderen om de volgende redenen:

o Ontbreken van een duidelijke Business Case (zakelijke rechtvaardiging)
o Ontbreken eigenaarschap Opdrachtgever
o Gebrek aan draagvlak
o Ontbreken van acceptatiecriteria en kwaliteitscriteria
o Onvoldoende betrokkenheid van gebruikers

De bedoeling is dus om projecten succesvol te laten verlopen door PRINCE2® te gebruiken als gestructureerde methode ter ondersteuning van de uitvoering ervan. Een project is succesvol als alle belanghebbenden tevreden zijn met het bereikte resultaat.

Een groot aantal partijen is belanghebbende. De belangrijkste partijen zijn:

o Opdrachtgever
o Gebruikers
o Leveranciers
o Projectteam

PRINCE2® is een gestructureerde methode die bestaat uit vier samenhangende elementen of invalshoeken:

– Principes
– Thema’s
– Processen
– Omgeving

PRINCE2® Principes

PRINCE2 Principes zijn het fundament van elk project. De PRINCE2® Principes zijn gebaseerd op best practices. Ze zijn opgebouwd uit jarenlange ervaringen met projecten die zowel goed als slecht zijn verlopen. De Principes PRINCE2® zijn toepasbaar op elk project, ongeacht de aard en omvang ervan. Het gaat dus niet alleen om ICT projecten.

De PRINCE2® Principes zijn onvoorwaardelijk van toepassing op een PRINCE2 project in die zin dat je alleen kunt spreken van een PRINCE2 project als je de PRINCE2 Principes allemaal toepast, en niet alleen op papier maar gericht en bewust.

De zeven PRINCE2 principes zijn:

– Voortdurende zakelijke rechtvaardiging;
– Leren van ervaringen;
– Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden;
– Management op basis van fasen;
– Management op basis van uitzonderingen;
– Focus op producten;
– Afstemming op de projectomgeving.

Voortdurende zakelijke rechtvaardiging

Een PRINCE2® project moet op elk moment zakelijk gerechtvaardigd zijn. Tijdens het project wordt deze zakelijke rechtvaardiging voortdurend getoetst. Een PRINCE2® project moet een zakelijke rechtvaardiging hebben om te mogen starten. Tijdens de gehele looptijd van een PRINCE2 project moet het zakelijk gerechtvaardigd zijn om te mogen doorgaan. Een PRINCE2 project moet stoppen zodra er geen zakelijke rechtvaardiging meer is. De zakelijke rechtvaardiging en goedkeuringen worden altijd schriftelijk vastgelegd. De zakelijk rechtvaardiging wordt ook wel de Business Case genoemd en komt tot uiting in het Project Initiatie Document (PID)

Leren van ervaringen

PRINCE2® is een Best Practice. Opgebouwd uit ervaringen die eerder zijn opgedaan. Bij het opstarten van een PRINCE2® project stelt het projectteam zich op de hoogte van en houdt zij rekening met eerdere ervaringen. Tijdens het PRINCE2 project gaat het team actief op zoek naar ervaringen, en legt die vast ten behoeve van volgende PRINCE2® projecten. Bij de projectafsluiting worden de vastgelegde ervaringen en geleerde lessen overgedragen.

Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

Elk PRINCE2 project heeft duidelijk beschreven en overeengekomen rollen en verantwoordelijkheden en elk PRINCE2® project heeft een duidelijke organisatiestructuur waarin de belangen van zowel het bedrijf (Business), als van de gebruikers (User) èn die van de leverancier (Supplier) zijn vertegenwoordigd. Door rekening te houden met de belangen van de verschillende partijen wordt de kans op succes aanzienlijk vergroot.

Management op basis van fasen

Binnen PRINCE2® wordt op basis van managementfasen gepland, goedgekeurd en gedelegeerd, bewaakt en beheerst. Voorafgaand aan elke fase wordt een faseplan opgesteld. Alleen als er voldoende zakelijke rechtvaardiging is, zal het PRINCE2 Project worden voorgezet. De omvang en lengte van de fasen worden afgestemd op het project en de omgeving.

Management op basis van uitzonderingen

Een PRINCE2® project wordt gemanaged op basis van uitzonderingen. Op het niveau van ‘sturen’ (stuurgroep), ‘managen’ (projectmanager) en ‘opleveren’ (teammanagers) worden toleranties en bevoegdheden afgesproken voor tijd, kosten, baten, kwaliteit, bereik en risico’s. Als een situatie van overschrijding dreigt, wordt de voorliggende situatie naar een (eerstvolgend) hoger niveau meegenomen en ter besluitvorming voorgelegd.

Focus op PRINCE2® Producten

PRINCE 2 is productgericht en niet gericht op activiteiten. Er wordt overeenstemming bereikt met de klant en de gebruikers over de op te leveren producten en de kwaliteit daarvan. Denk bijvoorbeeld aan de wijze van acceptatie. Zo weten klant en gebruikers dat ze het projectresultaat krijgen dat zij hebben gevraagd zonder dat er tijd en geld worden verspild.

Afstemming op de projectomgeving

Het gebruik van de projectmanagementmethode PRINCE2 moet worden afgestemd op de omgeving en de omvang, complexiteit, belangen, mogelijkheden en risico’s van het PRINCE2® project.

PRINCE2® Thema’s

De PRINCE2® Thema’s zijn de onderwerpen waarmee een projectleider zich constant bezig moet houden om het PRINCE2® project te managen.

Thema’s PRINCE2® zijn de onderwerpen waarop een projectleider PRINCE2® zijn aandacht richt om zo het aan hem of haar opgedragen PRINCE2® project te managen.

Het zijn geen onderwerpen die slechts aan het begin van een project, of af en toe aandacht verdienen. Als PRINCE2 gecertificeerd projectleider geef je deze onderwerpen continue aandacht. Deze PRINCE2® Thema’s vormen daarmee de kern van de projectmanagementactiviteiten. Er zijn zeven prince2 thema’s. Elk PRINCE2 thema heeft een eigen, uitgesproken plek binnen de PRINCE2® methode gekregen. Per PRINCE2® Thema is beschreven wat de essentie en noodzaak ervan is.

De zeven PRINCE2® thema’s zijn:

– Business Case
– Organisatie
– Kwaliteit
– Plannen
– Risico
– Wijziging
– Voortgang

Business Case – ‘Waarom’

Het PRINCE2® Thema Business Case beschrijft de manier waarop wordt beoordeeld of er voldoende zakelijke rechtvaardiging is om het PRINCE2 project uit te voeren en voort te zetten. Tijdens een PRINCE2® Project wordt de Business Case verder ontwikkeld, bijgewerkt, beoordeeld en goedgekeurd.
Binnen dit PRINCE2® Thema kan ook worden beschreven wie en op welke manier het Baten Review Plan wordt ontwikkeld, bijwerkt en toegepast.

Organisatie – ‘Wie’

Het thema Organisatie beschrijft de PRINCE2 rollen en verantwoordelijkheden die noodzakelijk zijn om het project te sturen, te managen, en producten te laten opleveren. Daarnaast beschrijft dit PRINCE2® Thema op welke manier de communicatie met belanghebbenden wordt ingericht en hoe je belanghebbenden verder kunnen worden betrokken.

Kwaliteit – ‘Wat’

Het thema Kwaliteit is er op gericht om de juiste middelen, manier van werken en toetsen toe te passen die er niet alleen voor zorgen dat de juiste PRINCE2® producten worden opgeleverd, maar vooral ook dat die producten ook echt geschikt zijn.

Plannen – ‘Hoe’ – ‘Hoeveel’ – ‘Wanneer’

Het Prince2 Thema Plannen beschrijft de verschillende soorten en niveau’s van plannen binnen de projectmanagementmethode PRINCE2. Daarnaast beschrijft het de stappen die doorlopen worden om een plan op te zetten, uit te werken en bij te werken. Je past daarbij een productgerichte planningstechniek toe.

Risico – ‘Wat als’

Het PRINCE2® Thema Risico beschrijft hoe je de risico’s in en rond het project moet managen.

Wijziging – ‘Wat is de impact’

Het PRINCE2® Thema Wijziging beschrijft hoe je mogelijke wijzigingen moet identificeren, beoordelen en beheersen. De onderwerpen en procedures die in dit PRINCE2® Thema centraal staan, zijn dan ook de onderwerpen die gerelateerd zijn aan issue- en wijzigingsbeheer en configuratiemanagement.

Voortgang – ‘Waar staan we en waar komen we uit’

Het PRINCE2® Thema Voortgang beschrijft de stappen voor het beoordelen en goedkeuren van plannen, het bewaken van de voortgang, en het opstellen van prognoses. Dit Thema PRINCE2® beschrijft ook de te nemen stappen als blijkt dat zaken niet lopen zoals gepland: corrigerende maatregelen treffen en escaleren.

PRINCE2® Processen

De PRINCE2® Processen beschrijven de verschillende stappen binnen een project.

PRINCE2 Procesmodel

Het PRINCE2 Procesmodel

Overzicht PRINCE2® Processen

PRINCE2® versie 2009 kent de volgende PRINCE2 Processen:

– Opstarten van een Project (OP)
– Sturen van een Project (SP)
– Initiëren van een Project (IP)
– Managen van een Faseovergang (MF)
– Beheersen van een Fase (BF)
– Managen Productoplevering (MP)
– Afsluiten van een Project (AP)

Sturen, managen en leveren

PRINCE2® 2009 onderkent drie managementniveau’s binnen een project. Elk niveau maakt gebruik van één of meerdere processen:

Sturen door de Stuurgroep:
– Opstarten van een Project
– Sturen van een Project

Managen door de Projectmanager:
– Opstarten van een Project
– Initiëren van een Project
– Managen Faseovergang
– Beheersen van een Fase
– Afsluiten van een Project

Leveren door de Teammanager:
– Managen Productoplevering

Boven de stuurgroep (en dus buiten het project) onderkent PRINCE2 het niveau ‘besturen’ door het bedrijfsmanagement of door het programmamanagement, als het PRINCE2® project deel uitmaakt van een programma.

PRINCE2® Fasering

In het PRINCE2® Procesmodel zie je een pre-projectstadium, een initiatiefase, en één of meerdere opleverfase(n). Voorafgaand aan het prince2 project en in ieder van de fasen worden bepaalde processen doorlopen:

Pre-project
– Opstarten van een Project
– Sturen van een Project

Initiatiefase
– Initiëren van een Project
– Managen Faseovergang
– Sturen van een Project

Opleverfase(n)
– Managen Productoplevering
– Beheersen van een Fase
– Managen van een Faseovergang
of Managen van de laatste Fase
– Afsluiten van Project
– Sturen van een Project

Omgeving PRINCE2®

Het element Omgeving helpt je bij het op maat maken en het toepassen van PRINCE2® 2009: niet te zwaar en niet te licht, maar precies goed gezien de aard en omvang van het project. De omgeving is naast de PRINCE2® Principes, PRINCE2® Thema’s en PRINCE2® Processen één van de vier elementen van PRINCE2® versie 2009.

Dit element hangt nauw samen met één van de PRINCE2® Principes: Afstemmen op de omgeving. Ofwel, het gebruik van PRINCE2® moet worden afgestemd op de omgeving en de omvang, complexiteit, belangen, mogelijkheden en risico’s van het PRINCE2® project.

Bij het op maat maken van een project zijn een aantal zaken van belang:

PRINCE2 Projecten binnen programma’s

Als er al een programma bestaat waar het project onderdeel van is dan kan een aantal aspecten anders worden ingericht. Over het algemeen bestaat er in dat geval al een goed overzicht van wat op hoofdlijnen moet gebeuren. Het is in dat geval belangrijk dat een optimale aansluiting bestaat tussen project en programma.

Grote versus kleine PRINCE2 projecten

Bij kleine, informele of eenvoudige projecten kan het project uit minder fases bestaan en kunnen processen worden samengevoegd.

Verschillende soorten en typen PRINCE2 projecten

PRINCE2® Projecten kunnen worden onderverdeeld in verschillende soorten en typen projecten. Het gaat dan bv om de sector waarbinnen het project wordt uitgevoerd of de mate waarin de doelen van het project zijn gedefinieerd. Bij elke type en soort project kunnen accenten worden geplaatst als het gaat om inrichting en stijl van de projectleider.

Copyright © 2008 - 2017 IT Management Group